Régies immobilières
Vos gérants gèrent des immeubles, pas des tableurs
Nous reprenons la production administrative de votre régie, des décomptes de chauffage aux rappels de loyers. Vos équipes gardent la relation, les décisions et la signature.
Ce qui pèse sur vos équipes
La campagne de chauffage tombe en été
Période close au 30 avril, relevés en mai et juin, décomptes à envoyer dans les mois qui suivent : le pic arrive quand les équipes partent en vacances.
Chaque erreur se paie en contestations
Un poste non admis, une clé de répartition mal appliquée, un local vacant oublié : c’est une réclamation, une correction et un décompte à renvoyer.
La ressaisie entre outils
Relevés des prestataires de comptage, factures, encaissements : les mêmes chiffres passent du PDF au logiciel de gérance, puis au tableur.
Des gérants pris par l’administratif
Chaque heure passée sur un rappel ou un bouclement est une heure de moins pour les propriétaires, les locataires et les immeubles.
Ce que nous reprenons
Vous gardez la relation, les décisions et la signature. Nous produisons, contrôlons et livrons des dossiers prêts à valider.
Décomptes de chauffage et frais accessoires
Collecte des relevés de comptage, contrôle des postes admis, ventilation selon la clé de répartition et rapprochement avec les acomptes.
Saisie des factures fournisseurs
Imputation par immeuble dans votre logiciel de gérance, pièces justificatives classées et retrouvables.
Encaissements et rapprochements
Lettrage des loyers encaissés, rapprochements bancaires et préparation du versement des disponibles aux propriétaires.
Suivi des impayés
Listes de retards, rappels et projets de mise en demeure selon l’art. 257d CO, prêts à être signés par votre régie.
Formules et avis de loyer
Préparation des formules de loyer initial et des avis de hausse à partir des données du bail. La signature reste la vôtre.
Bouclements d’immeubles
Comptes d’exploitation, état locatif et reporting aux propriétaires préparés pour chaque immeuble.
Assemblées de copropriétaires
Comptes et budget de la PPE, convocation et projet de procès-verbal préparés avant l’assemblée générale.
Entrées et sorties de locataires
Dossiers administratifs, décompte de sortie et suivi de la libération de la garantie de loyer.
Demandes de pièces et contestations
Dossier justificatif prêt quand un locataire demande à consulter les pièces, avec un projet de réponse en cas de contestation.
Une campagne de décomptes de chauffage, avant et après
Aujourd’hui
- Clôture de la période de chauffageComptable30 avril
- Relance des relevés auprès du prestataire de comptageGérantmai–juin
- Rassemblement des factures de combustible et d’entretienComptablejuin
- Ventilation dans un tableur et contrôle des acomptesComptablejuillet
- Vérification, corrections et envoi des décomptesGérantaoût
Une campagne qui tombe en plein été et repose sur une ou deux personnes, entre deux autres priorités.
Avec Arclen
- Accès aux relevés et aux factures de l’exerciceVousmai
- Contrôle des postes admis et ventilation par immeubleArclenmai–juin
- Rapprochement avec les acomptes et double contrôleArclenjuin
- Relecture, validation et envoiVousjuillet
Vos décomptes arrivent prêts à valider, chaque poste rattaché à sa pièce justificative.
Les données de vos locataires restent protégées
Une régie traite des identités, des baux, des historiques de paiement et parfois des extraits de poursuites. Nous agissons comme sous-traitant au sens de la nLPD : sur vos instructions, pour vos seules finalités.
Cloisonnement par mandat
Les données de chaque régie sont isolées et accessibles aux seules personnes affectées au mandat.
Contrat de traitement nLPD
Nos obligations sont fixées par écrit avant toute transmission. Aucun autre sous-traitant n’intervient sans votre accord préalable.
Données hébergées en Suisse ou dans l’UE
Vous choisissez où vos données sont stockées et traitées. Elles ne quittent pas cette zone.
Accès limités et révocables
Nous travaillons à partir de vos exports ou d’un accès dédié, aux droits limités au strict nécessaire et révocables à tout moment.
Questions fréquentes des régies
Travaillez-vous dans notre logiciel de gérance ?
Quorum, ImmoTop2, Abacus ou un autre outil : nous travaillons avec celui que vous utilisez déjà, via un accès dédié ou à partir de vos exports. Vous n’avez rien à changer.
Qui signe les documents envoyés aux locataires et aux propriétaires ?
Vous. Nous préparons décomptes, rappels, mises en demeure et formules ; la validation, la signature et l’envoi restent sous la responsabilité de votre régie.
Remplacez-vous nos gérants ?
Non. Le gérant reste l’interlocuteur des propriétaires et des locataires, et celui qui décide. Nous reprenons la production administrative qui l’éloigne de ce rôle.
Pouvez-vous absorber la campagne de chauffage ?
C’est l’un des intérêts du modèle : la capacité suit vos volumes de mai à août, sans recrutement temporaire ni heures supplémentaires.
Que se passe-t-il quand un locataire conteste un décompte ?
Chaque poste étant rattaché à sa pièce, nous vous remettons le dossier justificatif et un projet de réponse. La réponse au locataire reste la vôtre.
Prenez-vous aussi en charge la gérance PPE ?
Oui, pour la partie administrative : comptes, budget, convocations et projets de procès-verbal. L’administrateur de la PPE reste votre régie.
Parlons du process qui vous coûte le plus de temps.
30 minutes pour faire le point, sans engagement. Vous repartez avec un premier diagnostic de votre process.
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